Зберігання електронних документів в програмі M.E.Doc
(032) 240-75-99
Замовити дзвінок
Новини

Зберігання електронних документів в програмі M.E.Doc

image here

В даній статті ми розглянемо способи збереження електронних документів.

Електронні документи можна зберігати такими способами:

  • Зберігання в базі програми;
  • Архівування документів;
  • Вивантаження документів в форматі PDF.

А тепер трохи детальніше про кожен із способів.

Зберігання в базі програми передбачає збереження документів в програмі “M.E.Doc” в базі даних, яка зберігається у вас на локальному диску або на сервері. Такий спосіб доволі зручний для використання, адже для пошуку необхідного документу в ПЗ M.E.Doc реалізовані фільтри, за допомогою яких ви можете відсортувати документи за типом, напрямком чи статусом. Також ви можете зробити експорт таких документів у форматі xml, dbf чи pdf.

Архівування документів - спеціальний функціонал програми, призначений для зберігання документів в окремій базі, яку ви можете підтягнути в програму в будь який момент. Такий спосіб збереження документів зручний в тому випадку, коли у вас у базі програми зберігається багато документів за минулі періоди, за які ви вже відзвітувались. Такі документи можуть бути вам не потрібні, але потрібні вашим контрагентам чи контролюючому органі в разі перевірки. В реєстрі первинних документів ви можете відмітити документи і помістити їх в окрему базу за допомогою функціоналу “Архівування документів”. Такі документи будуть доступні для перегляду та експорту, якщо у програмі ви вкажете шлях до цього файлу.

Якщо вас цікавить збереження документів без додаткових функціоналів, ви можете скористатись вивантаженням документу в форматі PDF. Стосовно такого способу збереження виникає багато суперечок щодо юридичної чинності такого документу. Багато користувачів звикли, що при друці на документ накладається зображення печатки та підпису. Проте ці зображення не мають юридичної сили і не є електронним підписом, а лише додають документу естетичного вигляду.

В ПЗ “M.E.Doc” є можливість вивантаження документу в форматі PDF з юридично чинними підписами. Це можливо зробити двома шляхами:

  • Вивантаження документу в форматі PDF з підписами CAdeS - в такому випадку ми вивантажуємо один підписаний файл у форматі PDF, підписи містяться в середині файлу. Якщо внести зміни в даний PDF файл - електронні підписи зникнуть. При цьому зображення підпису на файл не накладається;
  • Вивантаження документу в форматі PDF з підписами p7s - в такому випадку вивантажується кілька файлів: сам документ у форматі PDF і окремі файли підписів у форматі p7s. Кількість файлів p7s рівна кількості підписів накладених на документ. В такому випадку зображення підпису також не накладається.

Для перевірки достовірності підписів ви можете скористатися спеціальним ресурсом від Міністерства юстицій:

Рис. 1

Рис. 1

Для перевірки підпису CАdeS вам потрібно обрати лише один підписаний файл у форматі PDF:

Рис. 2

Рис. 2

Для перевірки підпису p7s потрібно обрати сам документ в форматі PDF та файл підпису в форматі p7s:

Рис. 3

Рис. 3

Результат перевірки в обидвох випадках надасть вам інформацію щодо достовірності підпису, ім’я та посаду підписанта, назву установи та точний час та дату накладення підпису на документ:

Рис. 4

Рис. 4

Така перевірка не є обов’язковою. Це ще один додатковий спосіб (крім програми M.E.Doc) перевірити, які підписи накладені на документ.

Перейти до розділу: БІЗНЕС-БЛАНС Звітність і документообіг

Останні
ІТС проти коронавірусу

Шановні клієнти! Зважаючи на сьогоднішню ситуацію в країні та в світі користувачам програмних продуктів «1С:Підприємство» та «BAS...

image here
Зберігання електронних документів в програмі M.E.Doc

В даній статті ми розглянемо способи збереження електронних документів. Електронні документи можна зберігати такими способами: ...

image here
Увага! БІЗНЕС-БАЛАНС переходить на роботу в режимі карантину!

Шановні клієнти! У зв'язку з тим, що у всьому світі склалась критична ситуація із розповсюдженням смертельно небезпечного коронав...

image here